Nel contesto digitale che regola i processi lavorativi di oggi, la dematerializzazione dei documenti cartacei, quindi la trasformazione da documento cartaceo a documento digitali, permette una gestione migliore dell’archiviazione documentale e dell’accesso ai documenti stessi.
Con una sensibile riduzione dei costi di gestione.
L’innovazione tecnologica e le soluzioni software hanno un ruolo da protagonisti nella digitalizzazione, conservazione e archiviazione dei documenti digitali secondo la norma che ne assicura il valore.
Conservazione sostitutiva: la normativa
La normativa sulla conservazione digitale dei documenti, infatti, assicura che i documenti digitalizzati con procedure automatiche hanno lo stesso valore dei documenti cartacei.
Qualche esempio? Comunicazioni ufficiali, registri fiscali, bilanci, dichiarazioni e fatture sono documenti che, una volta digitalizzati e archiviati, mantengono inalterato il loro valore ai fini legali, civili o fiscali.
In Italia il meccanismo di digitalizzazione dei documenti e conservazione a norma è regolamentato dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale, che deriva dal DL numero 82 del 2005 e dai successivi aggiornamenti) e da un regolamento tecnico che individua i requisiti tecnologici e le procedure necessarie perché la conservazione dei documenti digitali sia conforme alla legge.
Digitalizzazione documenti: quali vantaggi?
Ma quali sono i vantaggi della digitalizzazione dei documenti?
Abbattimento dei costi e dei rischi di archiviazione
Non ci sarà più bisogno di archivi fisici, che spesso devono avere caratteristiche tali da garantire una corretta conservazione del cartaceo nel tempo.
Con tutti i rischi che questo comporta: malfunzionamenti, incidenti naturali, atti vandalici che possono distruggere l’archivio in qualunque momento. I documenti dematerializzati sono archiviati in uno storage sicuro, protetto con soluzioni di archiviazione e backup professionali in cloud, sempre disponibili per la consultazione nel tempo.
Reperimento e trasmissione dei documenti in tempo reale
I documenti digitali viaggiano attraverso la rete con protocolli sicuri. Per poterlo consultare, non c’è bisogno di cercare o spostare un documento con relativa perdita di tempo e risorse per farlo.
Abbattimento dei costi di stampa
Conservare digitalmente un documento rende inutile la sua stampa: si abbattono così i consumi di carta, toner ed energia. Per questo la digitalizzazione dei documenti è anche una scelta di sostenibilità ambientale e coscienza ecologica.
Quando i documenti vengono archiviati e si conservano utilizzando le più evolute tecnologie disponibili i processi vengono ottimizzati al massimo e si abbassano i costi.
Zuffellato Technologies: il partner giusto per la digitalizzazione del tuo studio professionale
Oggi è quindi possibile digitalizzare tutti i tipi di documento: per uno studio professionale questo significa offrire maggiori servizi e valore aggiunto ai propri clienti, ma anche stare un passo avanti rispetto ai proprio competitor e migliorare l’immagine aziendale con una scelta che è, a tutti gli effetti, ecologica e sostenibile.
Zuffellato Technologies, software partner di TeamSystem, offre ai suoi clienti soluzioni per la gestione completa dell’intero ciclo di vita del documento, compresa la trasmissione e la conservazione a norma.
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