Arriva il momento in cui il gestionale che stai usando da tempo diventa inadeguato e obsoleto. Magari non è fruibile in Cloud, è poco flessibile, gli update costano troppo o, semplicemente, non riesce a tenere il passo con la crescita del tuo studio.
In questo articolo ti aiutiamo a capire quando è il momento di cambiare il gestionale del tuo studio e ti forniamo una vera e propria check list che ti aiuta a prendere questa importante decisione.
Perché cambiare software gestionale
Quando il gestionale diventa obsoleto rende inefficiente il lavoro per tutto il team dello studio, e ne limita le possibilità di crescita.
Il gestionale deve supportare gli obiettivi di impresa e, in un contesto sempre più digitale, è importante che permetta di gestire in modo sicuro dati, processi e automatizzare passaggi, in modo da liberare tempo e risorse.
Tempo e risorse che lo studio può dedicare alla formazione e all’implementazione di servizi dedicati ai clienti.
Quali sono quindi le ragioni per cui si deve cambiare gestionale?
- Obsolescenza del software attuale, con relativa perdita di performance, elevati costi e difficoltà ad adeguarlo ai nuovi PC e device.
- Nuove normative e processi di lavoro: il software gestionale deve accompagnare tutti i cambiamenti e le nuove funzionalità necessarie ad adempiere alle normative vigenti.
- Trasformazione digitale: le tecnologie digitali evolvono come evolvono le esigenze di lavoro, prendiamo ad esempio lo smart working. Il lavoro in mobilità richiede che i software possano essere fruiti da qualsiasi device e in qualsiasi luogo.
Capire quando cambiare software gestionale
Gartner, società multinazionale leader mondiale nella consulenza strategica, con un’attenta ricerca e analisi nel campo dell’Information Technology ha individuato le domande essenziali da porsi per capire se è arrivato il momento di cambiare il proprio software gestionale.
Questa è la check list che costituisce una valutazione basata sui fatti, un concreto punto di partenza per valutare lo stato di salute del gestionale e prendere le decisioni migliori per il futuro dello studio.
- In che modo l’impresa usa il proprio software gestionale? E efficace come “spina dorsale” d’impresa o ci sono colli di bottiglia di utilizzo, aree problematiche e altre questioni?
- Le sue funzionalità consentono la strategia di business o la mancanza di alcune funzionalità costituisce un impedimento?
- Il software gestionale è respinto da singoli o gruppi di utenti, che quindi lavorano al di fuori della soluzione? Il rifiuto è motivato “politicamente” o si basa su bisogni insoddisfatti o scarsamente soddisfatti?
- La tecnologia e l’architettura sono affidabili, scalabili e performanti a livelli accettati in azienda?
- Il TCO è accettabile o inaccettabile? Ad esempio, ha superato la previsione iniziale anche tenendo conto degli aumenti previsti nel corso del tempo?
- Si dispone di personalizzazioni che hanno aumentato la complessità al punto che, fare cambiamenti, si traduce in notevoli problemi, unità ad alta TCO, e/o richiesta di risorse altamente qualificate?
Le risposte a questa check list sono una fotografia dettagliata della situazione attuale, e determinano le future decisioni riguardo al software utilizzato.
I vantaggi dei software gestionali di TeamSystem
Cambiare gestionale può spaventare: è un processo di aggiornamento tecnologico che coinvolge tutto il personale dello studio. Lo studio non può e non deve affrontarlo in autonomia. Affidarsi a un partner competente che lo sappia guidare nella definizione degli obiettivi, nella scelta della soluzione più adatta e nella formazione, è fondamentale per la riuscita dell’operazione.
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