La corretta gestione dei documenti è una componente fondamentale per una gestione efficiente ed efficace dell'azienda nella moderna società della conoscenza. In questo senso i documenti devono rappresentare un supporto al lavoro e non un appesantimento burocratico alle attività aziendali. Basti pensare alla difficoltà di reperimento dei documenti in modo tempestivo e puntuale e a tutto il tempo perso in questa attività a scapito di quelle a valore aggiunto per il core business aziendale. A questo si aggiunge il problema dei costi sostenuti per la duplicazione di uno stesso documento (copie di copie) e per la gestione fisica degli spazi adibiti ad archivio.

Un software di gestione documentale permette di agire contemporaneamente in due direzioni: dal punto di vista dell'operatività quotidiana, favorendo la condivisione dei documenti, il controllo del flusso lavorativo e dell'avanzamento dei processi aziendali, la corretta gestione della privacy e degli aspetti relativi alle certificazioni; dal punto di vista dell'archiviazione in senso stretto, con l'eliminazione della "massa cartacea" e l'accessibilità reale allo storico e dell'archiviazione sostitutiva a norma di legge dei principali documenti amministrativi e fiscali.

DocNet è una procedura che consente, a partire da documenti cartacei (fatture, DDT, ecc..) scansionati o in formato digitale (generati da un software o ricevuti come allegati di e-mail) di riconoscerne gli elementi significativi e di memorizzarli, attraverso apposite chiavi di ricerca. I documenti così archiviati possono essere velocemente rintracciati e rielaborati, riprodotti in forma cartacea, in un diverso formato di file, inviati a mezzo fax attraverso un fax server installato nella rete di PC, come allegati a e-mail, ecc.

L'inserimento delle chiavi di ricerca è facilitato dalla funzione OCR e dalla mappatura dei documenti comuni, permettendo di risparmiare tempo e tutelandosi da eventuali errori dovuti alla digitazione manuale. Docnet consente di realizzare la gestione delle attività secondo la logica per processi, organizzando puntualmente il lavoro e suggerendo le attività da eseguire ad ogni operatore.

Grazie al sistema di "workflow" si predispone il flusso dei documenti archiviati stabilendo quale utente o quale gruppo di utenti siano abilitati a visualizzare e trattare determinati documenti nel rispetto della normativa sulla privacy.

DocNet prevede la gestione automatica del processo di archiviazione sostitutiva , grazie al quale si sceglie il supporto sul quale eseguire l'archiviazione e si appongono la firma digitale e la Marca Temporale in conformità alla vigente normativa. DocNet contestualmente memorizza la posizione del supporto di storicizzazione e, permettendo anche a distanza di anni, di avere l'immediata disponibilità del documento memorizzato.