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La corretta gestione dei documenti è una componente fondamentale per una gestione efficiente ed efficace dell'azienda nella moderna società della conoscenza. In questo senso i documenti devono rappresentare un supporto al lavoro e non un appesantimento burocratico alle attività aziendali. Basti pensare alla difficoltà di reperimento dei documenti in modo tempestivo e puntuale e a tutto il tempo perso in questa attività a scapito di quelle a valore aggiunto per il core business aziendale. A questo si aggiunge il problema dei costi sostenuti per la duplicazione di uno stesso documento (copie di copie) e per la gestione fisica degli spazi adibiti ad archivio.
Un software di gestione documentale permette di agire contemporaneamente in due direzioni: dal punto di vista dell'operatività quotidiana, favorendo la condivisione dei documenti, il controllo del flusso lavorativo e dell'avanzamento dei processi aziendali, la corretta gestione della privacy e degli aspetti relativi alle certificazioni; dal punto di vista dell'archiviazione in senso stretto, con l'eliminazione della "massa cartacea" e l'accessibilità reale allo storico e dell'archiviazione sostitutiva a norma di legge dei principali documenti amministrativi e fiscali.
DocNet è una procedura che consente, a partire da documenti cartacei (fatture, DDT, ecc..) scansionati o in formato digitale (generati da un software o ricevuti come allegati di e-mail) di riconoscerne gli elementi significativi e di memorizzarli, attraverso apposite chiavi di ricerca. I documenti così archiviati possono essere velocemente rintracciati e rielaborati, riprodotti in forma cartacea, in un diverso formato di file, inviati a mezzo fax attraverso un fax server installato nella rete di PC, come allegati a e-mail, ecc.
L'inserimento delle chiavi di ricerca è facilitato dalla funzione OCR e dalla mappatura dei documenti comuni, permettendo di risparmiare tempo e tutelandosi da eventuali errori dovuti alla digitazione manuale. Docnet consente di realizzare la gestione delle attività secondo la logica per processi, organizzando puntualmente il lavoro e suggerendo le attività da eseguire ad ogni operatore.
Grazie al sistema di "workflow" si predispone il flusso dei documenti archiviati stabilendo quale utente o quale gruppo di utenti siano abilitati a visualizzare e trattare determinati documenti nel rispetto della normativa sulla privacy.
DocNet prevede la gestione automatica del processo di archiviazione sostitutiva , grazie al quale si sceglie il supporto sul quale eseguire l'archiviazione e si appongono la firma digitale e la Marca Temporale in conformità alla vigente normativa. DocNet contestualmente memorizza la posizione del supporto di storicizzazione e, permettendo anche a distanza di anni, di avere l'immediata disponibilità del documento memorizzato. |
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Gestionale PMI
La scelta di NTS Informatica s.r.l. come partner si basa sul fatto che NTS opera con le tecnologie e le basi dati più diffuse sul mercato, facilitando lo scambio di dati in qualsiasi formato e permettendo una efficace e rapida integrazione con il mondo Office e applicativi di terzi.
La Linea Business è la suite di software gestionali che lavora in modalità Client/Server su DB relazionale ideata per operare sui sistemi operativi Microsoft Windows. Stabile ed affidabile, ha in Italia la storia di installato più lunga e consolidata di ogni altra applicazione gestionale della sua fascia di mercato.
La struttura modulare rende la linea estremamente scalabile e configurabile in base alle reali specificità di ogni azienda. Le differenti versioni coprono sia le esigenze delle aziende artigiane e commerciali che quelle della media e grande impresa.
Con Business, infatti, è possibile rispondere in modo affidabile e flessibile alle necessità relative alle classiche funzioni gestionali, amministrative, commerciali, logistiche e di gestione della produzione, ma anche a quelle delle aziende più strutturate coprendo le aree della pianificazione e del controllo di gestione, del project management e della logistica estesa.
Business incorpora numerose innovazioni rispetto ai Gestionali tradizionali:
- consente di aprire contemporaneamente più finestre di lavoro senza perdere l'operazione che si stava compiendo;
- l'accesso alle singole funzioni e dati di ogni operatore è protetto da password, permettendo di configurare autorizzazioni differenziate in base alle mansioni di ciascuno e alle esigenze di riservatezza dei dati.
- Help contestuale ed Ipertestuale su ogni campo codice
- possibilità di associare informazioni/immagini/suoni a piacere su ciascun cliente, articolo, ecc, sfruttando la tecnologia OLE/ActiveX
- possibilità di personalizzare qualsiasi stampa e di aggiungerne a piacere altre senza intervenire sul programma, con la semplicità dell'interfaccia Crystal report
- possibilità di richiamare dai suoi menu applicazioni esterne e/o di terze parti e aggiungere funzioni nuove.
- facilità di esportazione e importazione verso procedure esterne, sia una tantum che in modo continuativo
- possibilità di accedere in modo diretto ad Internet e alla posta elettronica da numerose parti del programma
Business è composto da numerosi moduli funzionali che consentono di affrontare le più svariate problematiche della gestione aziendale; l'ottima integrazione tra le varie parti del programma permette di limitare al minimo lo spreco di spazio su Hard Disk e i relativi costi di archiviazione.
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